Datum:	Mai 2005
Autoren:	Tschepke, I. und Thomé, S

Das Potenzial eines Portals wird von den meisten Unternehmen bislang noch längst nicht ausgeschöpft. Insbesondere die Personalarbeit unter Nutzung von über Portale bereit gestellte Services befindet sich trotz technologischem Fortschritt noch in einem frühen Entwicklungsstadium.

Mitte der 90er Jahre entstanden die ersten Portal-Angebote, die als reine „Informationsportale“ dienten und häufig auf den klassischen Content Management Systemen basierten. Erst in der zweiten Generation der Portalentwicklung begannen Firmen damit, Portaltechnologie zu nutzen und Zielgruppen-spezifischen Zugang zu den Informationen zu bieten. Vor allem große Konzerne und IT-Unternehmen galten als „Early Adopter“ dieser neuen Technologie der Informationsdarstellung und Informationsverteilung. Neben dem reinen Informationsangebot wurde auch der Zugang zu Applikationen – häufig als Verlinkung - geboten. Erst mit der dritten Generation der Portale werden die Konzepte umgesetzt, Informationen, Applikationen und den zugehörigen Workflow zusammenzuführen.

Seit Anfang 2000 ist eines der zentralen IT-Themen in mittleren und großen Unternehmen das integrierte Mitarbeiterportal – noch immer ist es ein Ziel jedoch nur teilweise oder gar nicht umgesetzt.

Am Anfang der Implementierung stehen meist Employee Self Services wie Reisekostenabrechnung, Bewerbermanagement oder Zeiterfassung im Fokus der Entwicklung. Darüber hinaus werden Anwendungen aus dem Bereich Collaboration, wie virtuelle Projekträume, Foren zum Austausch von Projekt-Erfahrungen und anderem Wissen mit entsprechenden Dokumentenverwaltungsprogrammen angefordert. Insbesondere die Unsetzung einer leistungsfähigen Suche (assoziative Suche in internen und externen Quellen über ein Interface) ist heute noch nicht üblich.

In einem weiteren Schritt sollte die Integration von Fachanwendungen folgen, die bis dato nur selten realisiert sind. Hierzu zählen beispielsweise Vertriebsinformationssysteme und CRM-Anwendungen, die dann auch in einem spezifischen Subportal bereitgestellt werden. Alle Applikationen rund um den Vertrieb befinden sich häufig in einem frühen Stadium der Entwicklung.

Nach dem Aufbau eines Informationsportals beginnen Unternehmen auch mit der Umsetzung eines Management-Informationssystems, Controlling und Reporting: Interne Kontrollkennzahlen, Forecasting und Umsatzbeobachtung sind die Werkzeuge, die dem Management eines Unternehmens konkret dienen und in Konsequenz Argumente für die Unternehmensführung sind, das Thema Portal weiter zu forcieren.

Erfolgreiche Vorgehensweisen zur Umsetzung eines Portals
Der einfachste und schnellste Weg, ein Mitarbeiterportal aufzusetzen ist es, ein bestehendes Intranet über Portaltechnologie bereit zu stellen und dieses Portal Stück für Stück strukturell anzupassen und mit Applikationen zu erweitern.

Zur erfolgreichen Umsetzung einer solche Strategie sollte zunächst ein Stufenplan erarbeitet werden, der sowohl die technologischen als auch inhaltlichen Fortschritte in eine sinnvolle, aufeinander abgestimmte Reihenfolge bringt. Hierbei gibt es kein Patentrezept – letztlich entscheidet die individuelle Ausgangssituation bei jedem Kunden über die „richtige” Lösung.

Bei der Planung sollte beachtet werden, dass der erste Schritt nicht zu umfangreich wird. Neue Technologie als auch neue konzeptionelle Anforderungen für die Umsetzung eines Portals erfordern eine Lernkurve; kürzere Zyklen mit Feedback von den Endanwendern sichern die Akzeptanz und letztlich den Erfolg des Projekts.

Im ersten Schritt sollte ein Unternehmen zunächst die Infrastruktur für die neue Plattform schaffen. Anfangs sollten nur ausgewählte Anwendungen eines Unternehmens in ein Portal integriert werden. Technologisch einfach zu integrierende Anwendungen mit großer Nutzeranzahl und häufiger Nutzung sind ideale Kandidaten.

In weiteren Phasen der Entwicklung wird das Portal Stück für Stück um die passenden Anwendungen ergänzt. Erfahrungen aus der ersten Phase werden in Form von Optimierungsmaßnahmen umgesetzt.

Ist die Portaltechnologie als unternehmensweite Plattform etabliert, können darauf basierend spezifische Portale von Unternehmensbereichen aufgesetzt werden. Das existierende Portal dient dann als Metaportal für die Erstellung von Subportalen, beispielsweise für den Bereich Vertrieb oder Marketing mit den jeweils spezifischen Fachanwendungen.

Ziel ist es, dass jedem Mitarbeiter genau die Informationen und Daten zur Verfügung gestellt werden, die er für seine Aufgaben benötigt. Jeder Mitarbeiter muss dabei exakt den Mehrwert erhalten, der die Arbeit effizienter und produktiver gestaltet. Dabei können beispielsweise auch Push-Technologien zum Einsatz kommen, die die Mitarbeiter automatisiert darüber informieren, wo er neue, für ihn relevante Informationen und Dienste findet.

Standards sind das A und O
Ein besonders wichtiger Punkt im Zusammenhang mit der technischen Plattform: Unternehmen sollten frühzeitig Standards festlegen, sowohl für die Architektur zukünftiger Portal Applikationen, als auch für die Integration existierender Anwendungen. Hinzu kommen Standards für die Entwicklung neuer Portal Applikationen wie beispielsweise Security-Aspekte.

Darüber hinaus verdienen die Portalstandards JSR 168 (Java-Portlet-Standard) und der auf Webservices basierenden Standard WSRP besondere Beachtung. Die Einhaltung dieser Standards ermöglicht internationalen Konzernen, den vereinfachten Austausch innerhalb des Konzerns und die Wiederverwendung von lokal entwickelten Applikationen. Darüber hinaus vereinfacht die Einhaltung der Standards die Einbindung von durch Drittanbieter erstellten Applikationsadaptern für kommerzielle Anwendungen.

Klassische Fehler in der Planung, Projektierung und Umsetzung
Ein klassischer Fehler, den viele Unternehmen heute noch begehen: Das Konzept entsteht in der IT-Abteilung des Unternehmens, die das Projekt anschließend auch umsetzen soll - das Portal ist damit vorwiegend Technik-getrieben. In Konsequenz bedeutet dies, dass sowohl die Fachabteilungen als auch die Geschäftsführung das Projekt nur mäßig akzeptieren und das Engagement für ein Portal sich in Grenzen hält. Nicht nur die Budgets werden geblockt, auch die Unterstützung und das Wissen aller Mitarbeiter fließt damit nur unzureichend in das Projekt ein. Aus der IT-Abteilung allein kann ein Portal jedoch nur schwer zum Erfolg geführt werden.

Ein weiterer Fehler, der häufig dazu führt, dass Portale langfristig nicht erfolgreich sind, ist fehlendes oder zumindest mangelndes internes Marketing. Das Projekt und der konkrete Nutzen eines Portals müssen im Unternehmen auch allen Mitarbeitern nahe gebracht werden. „Quick wins“ ist eine Methode, diesen Fehler zu vermeiden: Ein Portal sollte so umgesetzt werden, dass es für den Großteil der Mitarbeiter von Anfang an einen Gewinn darstellt, das heißt, einen konkreten Nutzen bietet. Oftmals scheitert die Akzeptanz eines Portals im Unternehmen auch daran, dass die Mitarbeiter eine Personalisierung der Inhalte als Einschränkung empfinden. Dabei gibt es grundsätzlich zwei Varianten der Personalisierung: die passive Personalisierung, die der Administrator vornimmt und die aktive Personalisierung, über die der Mitarbeiter selbst entscheidet. In dieser Variante beschränkt der Mitarbeiter seine Sicht auf die Informationen und Dienste, die für seine Arbeit nötig sind. Es handelt sich dabei nicht um eine Beschneidung seiner Rechte, sondern um einen Gewinn für seine Arbeit: Er hat die Möglichkeit, alle unnötigen Informationen auszublenden und sich auf die notwendigen Informationen zu fokussieren.

Rein technisch gesehen ist es ebenfalls wichtig, nicht allen Mitarbeitern Zugriff auf alle Anwendungen und Informationen anzubieten, da es damit oftmals zu Problemen mit der Netzwerkinfrastruktur und zu Leistungsengpässen kommt.

Die Zukunft gehört dem Prozessportal
Eine der wichtigsten Aufgaben für Unternehmen ist heute, eine echte Prozessintegration zu erreichen. Diese Integration der Geschäftsprozesse in ein Portal ist deshalb so schwer zu schaffen, da die Prozesse sowohl von der technischen Seite als auch von der fachlichen Seite überprüft, eventuell angepasst und letztendlich im Portal abgebildet werden müssen. Oft ist es auch notwendig, Altanwendungen zusammenzuführen und einzubinden oder Host-Anwendung auf Web-Basis neu zu erstellen. Content lässt sich zwar leicht migrieren, Legacy-Anwendungen einzubinden ist aber nicht immer ohne weiteres möglich.

Langfristig wird sich das Portal zu einem integralen Bestandteil der Basisinfrastruktur entwickeln, die Einfluss auf alle Unternehmensbereiche hat – ähnlich einem Betriebssystem oder einem Applikationsserver. Sämtliche Anwendungen sind dabei im Portal verankert und werden über dieses bereitgestellt – beispielsweise auch für mobile Dienste. Portaltechnologie wird damit das zentrale Element der Infrastruktur für Applikationen. Das Portal regelt dabei das Zusammenspiel der Applikationen und verwaltet die Definition und die Abbildung der Prozesse.